Bộ não công ty: nạp tài liệu cho Cộng sự AI và hỏi tài liệu
Tải tài liệu nội bộ lên, xem Cộng sự AI đọc được gì, hỏi tài liệu theo ý nghĩa, cấp quyền đọc từng thư mục và xem lịch sử hoạt động.
Bộ não công ty là nơi doanh nghiệp quản lý tài liệu nội bộ (quy chế, sổ tay nhân viên, bảng giá, quy trình…) để Cộng sự AI Pro đọc và trả lời kèm nguồn. Mở từ thanh điều hướng của Không gian làm việc trên web. Tệp gốc luôn nằm trong kho lưu trữ riêng của doanh nghiệp (Google Drive hoặc S3), trong thư mục 1. Kiến thức doanh nghiệp.
1. BỐ CỤC MÀN HÌNH
- Cột trái: nút
[ Mới ](Tải tệp lên, Thư mục mới) và cây thư mục tri thức bạn được xem. Bấm mũi tên cạnh thư mục để mở / thu gọn các thư mục con. - Giữa — khi đang mở một thư mục: các thư mục con hiện ở trên, tài liệu của chính thư mục đó ở dưới. Đường dẫn ở thanh trên (ví dụ Bộ não công ty › Phòng Kinh doanh › Hợp đồng) bấm được để quay lại thư mục cha.
- Giữa: ô tìm kiếm, bộ lọc trạng thái (Tất cả, Đã nạp AI, Đang xử lý, Cần xem lại), danh sách tài liệu dạng danh sách hoặc lưới. Kéo thả tệp vào bất cứ đâu trong khu vực này để tải vào thư mục đang chọn.
- Cột phải: chi tiết của tài liệu hoặc thư mục đang chọn. Trên màn hình nhỏ, chi tiết mở trong một hộp riêng.
- Chọn nhiều tệp: tích ô trước tên tệp để Nạp lại hoặc Xóa nhiều tệp một lúc. Bấm chuột phải (hoặc nút ba chấm) trên một tệp để mở nhanh các thao tác.
2. THƯ MỤC VÀ THƯ MỤC CON
Chủ sở hữu và Quản trị viên sắp xếp thư mục như trên Google Drive:
- Tạo thư mục con: bấm chọn một thư mục — ngay bên dưới nó trong cây hiện ô mờ + Thư mục mới nối vào cây, cho thấy thư mục mới sẽ nằm ở đâu; bấm vào ô đó để đặt tên. Cũng có thể bấm
[ Mới ]→ Thư mục mới (tạo trong thư mục đang mở), hoặc bấm chuột phải lên thư mục → Thư mục mới trong đây. Thư mục lồng được tối đa 5 cấp. Không mở thư mục nào thì thư mục mới nằm ở cấp gốc. - Đổi tên, di chuyển, xóa: bấm chuột phải lên thư mục (ở cây bên trái hoặc thẻ thư mục ở giữa), hoặc rê chuột lên thư mục rồi bấm nút ba chấm. Di chuyển chuyển thư mục cùng mọi thư mục con và tài liệu bên trong sang thư mục khác hoặc lên cấp gốc. Chỉ xóa được thư mục đã trống (không còn tài liệu lẫn thư mục con).
- Chuột phải giống Google Drive: chuột phải lên một thư mục có thêm Mở và Tải tệp lên đây; chuột phải vào vùng trống của danh sách để tạo Thư mục mới hoặc Tải tệp lên ngay trong thư mục đang mở.
- Thư mục mặc định (Quy chế & Cẩm nang chung, các phòng ban…) luôn ở cấp gốc: đổi tên và tạo thư mục con bên trong được, nhưng không di chuyển hay xóa được.
- Đồng bộ với kho: với Google Drive, đổi tên / di chuyển / xóa thư mục ở Bộ não cũng áp dụng lên thư mục tương ứng trong Drive; xóa thì thư mục trong Drive được chuyển vào thùng rác (khôi phục được), kể cả tệp đặt thẳng vào đó. Với kho S3 / R2, tệp giữ nguyên vị trí lưu cũ khi đổi tên hay di chuyển thư mục.
3. TẢI TÀI LIỆU LÊN
- Chọn một thư mục ở cột trái.
- Bấm
[ Mới ]→ Tải tệp lên, hoặc kéo thả tệp vào danh sách. - Lần đầu, Loomdo hỏi bạn cho phép dùng dữ liệu cho AI (nội dung tài liệu được xử lý để Cộng sự AI tìm đúng đoạn cần đọc). Bấm Cho phép để tiếp tục.
- Mỗi tệp hiện trạng thái: Đã nạp AI, Đang lập chỉ mục, Chờ lập chỉ mục, Lỗi lập chỉ mục hoặc Chưa đọc được nội dung.
- Loại tệp đọc được: PDF có lớp chữ, Word (.docx), văn bản (.txt, .md), tối đa 4 MB mỗi tệp. PDF chỉ là ảnh quét và bảng tính (Excel) chưa được đọc nội dung.
- Tệp đặt thẳng vào kho (tự chép vào Drive / S3, không qua Bộ não công ty) không tự được nạp cho AI. Hãy tải lên tại đây.
- Cần kho riêng: Không gian làm việc phải kết nối kho lưu trữ riêng (Cổng Kết Nối & Lưu Trữ) thì mới tải tài liệu lên được.
4. XEM CHI TIẾT VÀ NỘI DUNG AI ĐỌC ĐƯỢC
Chọn một tài liệu để xem ở cột phải:
- Trạng thái AI kèm lý do khi tệp lỗi hoặc chưa đọc được.
- Nội dung AI đọc được: các đoạn chữ đầu tiên mà Cộng sự AI sẽ dùng. Nếu thấy nội dung thiếu hoặc lộn xộn (thường do PDF quét), hãy thay bằng bản có chữ rồi tải lại.
- Nạp lại cho AI: dùng khi tệp lần trước bị lỗi. Tệp không đổi nội dung thì không nạp lại.
- Xóa: gỡ tài liệu khỏi chỉ mục ngay; với Google Drive, tệp được chuyển vào thùng rác của Drive.
5. HỎI TÀI LIỆU
Gõ câu hỏi vào ô tìm kiếm (ví dụ "nghỉ phép năm được bao nhiêu ngày?") rồi bấm [ Hỏi tài liệu ]. Loomdo tìm theo ý nghĩa (không cần đúng từng chữ) và trả về các đoạn liên quan kèm tên tệp nguồn; bấm vào một đoạn để mở tài liệu đó.
- Chỉ tìm trong tài liệu đã nạp mà bạn được xem. Đang đứng trong một thư mục thì chỉ tìm trong thư mục đó và các thư mục con của nó.
- Gõ chữ mà không bấm Hỏi tài liệu thì ô tìm kiếm chỉ lọc danh sách theo tên tệp.
6. CỘNG SỰ CÓ THỂ XEM THƯ MỤC
Chủ sở hữu và Quản trị viên chọn một thư mục để xem và sửa ngay mục Cộng sự có thể xem (trên màn hình nhỏ: nút [ Cộng sự có thể xem ] cạnh tên thư mục):
- Người xem được: bật / tắt cho từng thành viên. Chủ sở hữu và Quản trị viên luôn xem mọi thư mục.
- Cộng sự AI được đọc: bật / tắt cho từng Cộng sự AI Pro đã được kích hoạt cho Không gian làm việc.
- Cộng sự AI chỉ đọc tài liệu khi cả người hỏi lẫn Cộng sự AI đều được phép với thư mục đó. Loomi và Cộng sự AI miễn phí không đọc tài liệu doanh nghiệp.
- Thư mục con theo thư mục cha: ai xem được (hoặc Cộng sự AI nào đọc được) một thư mục thì cũng xem được mọi thư mục con của nó, kể cả thư mục con tạo sau. Ở thư mục con, những người này hiện Theo "tên thư mục cha" và chỉ thay đổi được ở thư mục cha. Có thể cấp thêm riêng một thư mục con cho người không xem được thư mục cha.
- Thư mục mới ở cấp gốc mặc định chỉ Chủ sở hữu và Quản trị viên xem được. Thay đổi ở đây cũng hiện đúng ở màn Phân quyền và ngược lại.
7. LỊCH SỬ HOẠT ĐỘNG
Bộ não công ty ghi lại ai đã làm gì và lúc nào: tạo, đổi tên, di chuyển, xóa thư mục; tải lên, nạp lại, xóa tài liệu; thêm, xóa ghi nhớ cho AI. Chủ sở hữu và Quản trị viên còn thấy cả các thay đổi quyền (ai được xem thư mục nào, Cộng sự AI nào được đọc).
- Xem toàn bộ: bấm
[ Hoạt động ]cạnh tên thư mục (bên cạnh Tài liệu). Đang đứng trong một thư mục thì chỉ hiện hoạt động của thư mục đó. - Xem một tệp: chọn tài liệu, kéo xuống mục Hoạt động trong phần chi tiết để thấy ai đã tải lên, nạp lại.
- Ai thấy gì: thành viên chỉ thấy hoạt động trong các thư mục mình được xem. Thay đổi quyền chỉ Chủ sở hữu và Quản trị viên thấy.
- Lịch sử chỉ được ghi thêm, không ai sửa hay xóa được, và không chứa nội dung tài liệu. Tài liệu hay thư mục đã xóa vẫn hiện tên trong lịch sử.
8. CHI PHÍ NẠP TÀI LIỆU (ĐIỂM LP)
Việc nạp tài liệu cho AI dùng điểm LP của Không gian làm việc. Tệp không đổi nội dung thì nạp lại không tốn thêm. Hỏi tài liệu không tốn điểm LP.